TUGAS SOFTSKILL SEMESTER 4

TUGAS SOFTSKILL PERTAMA SEMESTER IV

BEKERJASAMA DALAM TEAM (BERKELOMPOK)

1.      Pengertian dan karakteristik kelompok

Pengertian Kelompok adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mereka saling bergantung (interdependent) dalam rangka memenuhi kebutuhan dan tujuan bersama, meyebabkan satu sama lain saling mempengaruhi (Cartwright&Zander, 1968; Lewin, 1948)

   Karakteristik Kelompok

Ø  Terdiri dari dua orang atau lebih dalam interaksi sosial baik  secara verbal maupun nonverbal.

Ø   Anggota kelompok harus mempunyai pengaruh satu sama lain supaya dapat diakui menjadi anggota suatu kelompok

Ø  Mempunyai struktur hubungan yang stabil sehingga dapat menjaga anggota kelompok secara bersama dan berfungsi sebagai suatu unit.

Ø  Anggota kelompok adalah orang yang mempunyai tujuan atau minat yang sama.

Ø  Individu yang tergabung dalam kelompok, saling mengenal satu    sama lain serta dapat membedakan orang-orang yang bukan anggota kelompoknya.

2.      Tahapan pembentukan kelompok

Model pembentukan suatu kelompok pertama kali diajukan oleh Bruce Tackman (1965). Teori ini dikenal sebagai salah satu teori pembentukan kelompok yang terbaik dan menghasilkan banyak ide-ide lain setelah kosep ini dicetuskan.

Tahap 1 – Forming

Pada tahap ini kelompok baru saja dibentuk dan diberikan tugas. Anggota kelompok cenderung untuk bekerja sendiri dan walaupun memiliki itikad baik namun mereka belum saling mengenal dan belum saling percaya.

Tahap 2 – Storming

Kelompok mulai mengembangkan ide-ide berhubungan dengan tugas-tugas yang mereka hadapi. Mereka membahas isu-isu semacam masalah yang harus mereka selesaikan. Anggota kelompok saling terbuka dan mengkonfrontasi ide-ide dan perspektif mereka masing-masing. Pada beberapa kasus, tahap storming cepat selesai. Namun ada pula yang mandenk pada tahap ini.

Tahap 3 – Norming

Terdapat kesepakatan dan konsensus antara anggota kelompok. Peranan dan tanggung jawab telah jelas. Anggota kelompok mulai dapat mempercayai satu sama lain seiring dengan mereka melihat kontribusi masing-masing anggota untuk kelompok.

Tahap 4 – Performing

Kelompok dalam tahap ini dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efektif tanpa ada konflik yang tidak perlu dan supervisi eksternal. Anggota kelompok saling bergantung satu sama lainnya dan mereka saling respect dalam berkomunikasi.

 Tahap 5 – Adjourning dan Transforming

Tahap dimana proyek berakhir dan kelompok membubarkan diri. Kelompok bisa saja kembali pada tahap mana pun ketika mereka mengalami perubahan.

3.      Kekuatan team work

 Pengertian Team Work

Yang dimaksud pengertian kerjasama adalah pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh individu tapi dikerjakan secara bersamaan oleh dua orang atau lebih dengan tujuan agar pekerjaan tersebut menjadi lebih ringan.Wujud dari kerjasama bisa merupakan kerja kelompok ataupun kerja yang mencakup skala luas misalnya kerjasama antar organisasi atau kerjasama antar negara (kerjasama internasional).

JENIS TIM

a.       Tim Formal

Tim formal diciptakan oleh organisasi sebagai bagian dari struktur formal organisasi. Dua jenis tim formal yang paling umum adalah tim vertikal dan timhorizontal.

b.      Tim Vertikal

Tim vertikal terdiri dari seorang manajer dan para bawahannya dalam rantai komando formal. Terkadang tim ini disebut tim fungsional atau tim komando. Setiap tim diciptakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu lewat aktifitas dan interaksi bersama para anggota.

c.       Tim Horizontal

Tim horizontal terdiri atas karyawan – karyawan dari tingkat hierarkis yanghamper sama, tetapi dari bidang keahlian yang berbeda. Dua jenis tim horizontal yang paling umum adalah angkatan tugas dan komite.

 Tips bagaimana membuat tim yang solid :

Pertama, tentukan visi bersama yang mau dicapai.

Langkah pertama ini adalah langkah yang terpenting. Tanpa adanya penentuan sasaran atau visi, ini akan membuat apa yang dikerjakan menjadi tidak terarah bahakan akan menjadi salah sasaran. Untuk itu, cobalah luangkan waktu terlebih dahulu untuk mengetahui apa yang sebenarnya menjadi visi yang mau dicapai.

Kedua, selalu ingatkan akan visi bersama yang mau dicapai.

Visi tidak hanya bisa dicapai dengan satu kali set lalu selesai. Survei membuktikan, kalau visi secara terus – menerus diingatkan dalam waktu yang berkala, pasti visi itu akan lebih mudah dicapai. Mengapa? Karena saat sudah mulai bergeser tindakan yang mau diraih saat mengejar pencapaian visi tersebut, dengan visi yang diingatkan kembali secara berkala akan membuat kita mengarahkan kembali ke visi yang sudah ditentukan di awal.

Ketiga, dukung untuk terjadinya kerjasama untuk pencapaian visi.dukunglah apa yang sudah ditentukan oleh leader kita, dukung juga rekan yang lainnya untuk bisa saling membantu dalam proses pencapaian visi tersebut.

Berikut poin-poin teamwork yang baik:

1.              Teamwork adalah kerjasama dlm tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan.

2.              Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual.

3.              Filosofi teamwork: ‘saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa.

4.              Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, deparmen harus disingkirkan.

5.              Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual.

6.              Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa menjadi minus jika tidak ada saling pengertian.

7.              Saling pengertian terhadap karakter masing-masing anggota team akan menjadi modal sukses bersama.

8.              Jika setiap orang bekerjasama via bidang masing-masing, target korporasi pasti akan segera terealisasi.

4.      Implikasi  manajerial

            Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. apa implikasi manajerial yang muncul dari organisasi tanpa pembatas borderless. Tipe organisasi transnasional/tanpa batas memakai pengaturan yang mengeliminasi atau menghapus halangan geografis artitisial.Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif.Implikasi yang dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara tersebut.Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan iitu berada.

TUGAS SOFTSKILL KEDUA SEMESTER IV

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1.      Definisi dan dasar pengambilan keputusan

Definisi Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final. Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan.

Definisi Pengambilan Keputusan Menurut Para Ahli

Ø  Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

Ø  Menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

Ø  Menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan itu adalah  suatu cara yang digunakan untuk memberikan suatu pendapat yang dapat menyelesaikan suatu masalah dengan cara / teknik tertentu agar dapat lebih diterima oleh semua pihak.

Dasar Pengambilan Keputusan :

Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu :

1. Intuisi

Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

2. Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

3. Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

4. Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

5. Logika/Rasional

Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

Ø  kejelasan masalah

Ø   orientasi tujuan : kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai

Ø  pengetahuan alternatif : seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya

Ø   preferensi yang jelas : alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria

Ø   hasil maksimal : pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang    maksimal.

2.      Jenis-jenis keputusan organisasi

Jenis-Jenis Keputusan

Jenis Keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut. Bagian mana organisasi harus dilibatkan dalam mengambil keputusan, dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan.

Keputusan yang dibuat oleh organisasi digolongkan dalam beberapa bentuk dan melibatkan bagian tertentu dari organisasi yang terkena pengaruh langsung dari keputusan yang telah dibuat. Keputusan dalam organisasi terbagi menjadi 2 bentuk yaitu :

Keputusan organisasi secara metode :

1.      Metode tradisional

Pengambilan keputusan dengan metode ini dilakukan secara intuisi dan kebiasaan.

2.       Metode modern

Pengambilan keputusan berdasarkan perhitungan matematis dan menggunakan instrumen modern seperti komputer dan perhitungan statistik.

Pengambilan keputusan secara garis besar ada 2, yaitu :

1.      Keputusan rutin adalah keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang, dan biasanya telah dikembangkan cara tertentu untuk mengendalikannya.

2.      tidak rutin

Keputusan tidak rutin adalah keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin.

3.      Faktor –faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan.

1.      posisi atau kedudukan.

Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut.

Letak posisi; dalam hal ini apakah is sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).

Tingkatan posisi; dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.

2.      masalah.

Masalah atau problem adalah apa yang menjadi peng-halang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.

Masalah dapat dibagi ke dalam dua jenis, yaitu  :

Ø  Masalah terstruktur (well structured problems), yaitu masalah yang logis, dikenal dan mudah diidentifikasi.

Ø  Masalah tidak terstruktur (ill structured problems), yaitu masalah yang masih baru, tidak biasa, dan informasinya tidak lengkap.

Dapat pula dibagi sebagai berikut             :

Ø  Masalah rutin, yaitu masalah yang sifatnya sudah tetap, selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.

Ø    Masalah insidentil, yaitu masalah yang sifatnya tidak tetap, tidak selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.

3.      situasi

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut :

Ø  Faktor-faktor yang konstan (C), yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaanya.

Ø  Faktor-faktor yang tidak konstan, atau variabel (V), yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah, tidak tetap keadaannya.

4.      kondisi

Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya ber-buat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.

5.      Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.

4.      Implikasi manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen
Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.
  
Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teori managerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu :

1.      .Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.

2.      Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.

3.      Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.

4.      Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.

5.      Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.